Vyúčtování záloh na služby je jediná povinnost, u které zákon určuje termín i pokutu za jeho nedodržení. Rentrio ho spočítá, doloží fakturami a výsledné saldo rovnou převede na platbu nebo vratku.
Než začnete
U nemovitosti si v Nastavení nadefinujte služby a u každé zvolte rozúčtovací klíč, tedy podle čeho se náklad dělí mezi nájemníky: podlahová plocha, počet osob, měřidla, rovným dílem, nebo u tepla kombinace základní a spotřební složky.
Klíč je součást dohody s nájemníkem (§ 5 z. č. 67/2013 Sb.), takže se nemění každý rok. Vyúčtování si ho při finalizaci opíše k sobě, aby loňský doklad zůstal platný i po tom, co klíč do budoucna změníte.
Rozúčtování tepla a vody má vlastní pravidla, která se neřídí jen podlahovou plochou. Podrobnosti u tepla a u vody a ostatních služeb. Propočet si můžete udělat i bez přihlášení v kalkulačce rozúčtování tepla.
Pokročilé klíče, tedy rozúčtování podle měřidel a kombinované, jsou v tarifu Pro. Viz Tarify a předplatné.
Co musí být vyplněné, než spustíte průvodce
Vyúčtování skládá čísla z několika míst v aplikaci. Když někde něco chybí, průvodce doběhne, ale výsledek nesedí, nebo doklad nejde odeslat. Tohle je celý seznam.
| Co | Kde to vyplníte | Bez toho |
|---|---|---|
| Adresa a bankovní účet pronajímatele | Nastavení → Profil | Doklad se vygeneruje se zástupným textem v hranatých závorkách a rozeslat ho nejde. Nájemce by nevěděl, kdo mu vyúčtování předkládá ani kam zaplatit. |
| Adresa nájemníka | Nájemníci → Upravit | Totéž, doklad se nerozešle. |
| Podlahová plocha jednotky | Nemovitosti → Upravit → Plocha | Klíč podle plochy a hybridní teplo nemají z čeho počítat. |
| Počet osob v domácnosti | Nájemníci → Upravit | Klíč podle počtu osob počítá s jednou osobou. |
| Začátek a konec nájmu | Nájemníci → Upravit | Nájemníkovi, který bydlel část roku, se podíl nezkrátí a zaplatí za celý rok. |
| Předpis záloh na služby | Detail nájemníka → Zálohy na služby | Ve sloupci Zálohy bude nula a z každého vyúčtování vyjde nedoplatek v plné výši nákladu. |
| Služby a rozúčtovací klíč | Detail nemovitosti → Služby | Není co rozúčtovat. |
| Měřidla přiřazená nájemníkovi | Detail nemovitosti → Měřidla a odečty | U klíče podle měřidel se spotřeba nedopočítá; u hybridního tepla se náklad rozdělí jen podle plochy a Rentrio na to upozorní. |
| Základní složka u tepla | Detail nemovitosti → Služby → Teplo | Bez ní nejde hybridní klíč použít. Musí být v pásmu podle vyhlášky, viz Rozúčtování tepla. |
Zálohy jsou nejčastější zdroj překvapení. Předepisují se u nájemníka, ne u služby, a vyúčtování počítá s tím, co nájemník doopravdy zaplatil, ne s tím, co mu bylo předepsáno. Když někdo zálohy neplatil, uvidíte to jako nedoplatek už v náhledu.
Pokud vám ve vygenerovaném dokladu zůstane text v hranatých závorkách, Rentrio při rozesílání řekne, který údaj a kde doplnit. Lhůty pro námitky podle § 8 běží od doručení, takže poslat neúplný doklad a pak ho posílat znovu znamená, že lhůta začíná nanovo.
Průvodce krok za krokem
Vyúčtování spustíte v Službách tlačítkem Nové vyúčtování.
1. Nemovitost a rok. Nabízí se jen nemovitosti, které mají nadefinované služby.
2. Skutečné náklady. U každé služby zadáte, kolik doopravdy stála. Nemusíte opisovat čísla: pod tabulkou vidíte, co za daný rok máte ve Výdajích, a fakturu k službě rovnou napojíte zaškrtnutím. Náklad se pak dopočítá z dokladu a vy ho máte čím doložit.
U faktury za celý dům zadáte, kolik procent na tuhle službu připadá. Součet přes všechny služby nesmí přesáhnout 100 %, jinak by se týž náklad naúčtoval dvakrát; Rentrio to nedovolí a nabízí vždy jen zbývající podíl.
Nabízejí se i doklady došlé do 30. 4. následujícího roku, protože vyúčtování od dodavatelů chodí se zpožděním, a přesně v té době děláte vyúčtování vy.
3. Odečty měřidel. Objeví se jen tehdy, když má některá služba klíč podle měřidel. Zadáte stavy na začátku a konci období, spotřeba se dopočítá. U nájemníka, který bydlel jen část roku, se doba užívání znovu nepromítá, protože ji naměřená spotřeba už obsahuje.
4. Náhled rozúčtování. Uvidíte, kolik připadá na koho, kolik zaplatil na zálohách a jaké je saldo. Kontrolní řádek pod tabulkou ověřuje, že součet podílů odpovídá nákladům.
5. Finalizace. Uloží vyúčtování a rovnou vytvoří platbu: nedoplatek jako předpis k úhradě, přeplatek jako vratku k vrácení. Obojí najdete v Platbách pod typem Vyúčtování, přeplatky pod stavem K vrácení.
Nájemník, který bydlel jen část roku
Nemusíte nic přepočítávat. Rentrio krátí základ poměrem měsíců, po které nájemník jednotku užíval, takže na něj připadne jen poměrná část nákladu. V dokladu je to i vysvětlené, aby si to nájemník mohl ověřit.
Vyúčtování náleží i nájemníkovi, který se už odstěhoval. Rentrio na něj upozorní stejně jako na ty stávající. Nedělá se ale hned při stěhování, lhůta běží od konce zúčtovacího období; viz Vyúčtování při stěhování nájemce.
Termín
Vyúčtování musíte nájemníkovi doručit nejpozději do čtyř měsíců od konce zúčtovacího období. U kalendářního roku to znamená do 30. dubna. Rentrio vám blížící se i propásnutou lhůtu připomene na přehledu.
Za pozdní doručení hrozí pokuta za každý den prodlení, viz Pokuta za pozdní vyúčtování. K samotné lhůtě je samostatný článek.
Přeplatek a nedoplatek
Saldo je splatné do čtyř měsíců od doručení vyúčtování (§ 7 odst. 3). Rentrio splatnost předvyplní a vytvořenou platbu drží pohromadě s vyúčtováním, takže dluh nájemníka i vratka, kterou mu dlužíte vy, sedí v přehledech i v účetním exportu.
Až peníze dorazí nebo je odešlete, označíte to na detailu vyúčtování tlačítkem Označit jako zaplaceno, respektive Označit jako vrácené.
Když vyúčtování po vytvoření platby přepočítáte a saldo se změní, Rentrio starou platbu nepřepíše a upozorní vás. Mohla už být částečně uhrazená, takže rozhodnutí zůstává na vás.
Doklad a námitky
Po finalizaci vygenerujete dokument s rozpisem jednotlivých služeb: klíč, náklad domu, základ rozúčtování, podíl nájemníka, zaplacené zálohy a rozdíl. Přesně to, co po vás chce § 7 odst. 2.
Nájemník má právo nechat si náklady doložit a do podkladů nahlédnout, na námitky má 30 dní od doručení (§ 8). Proto se vyplatí faktury napojovat, ne jen opisovat částky: doklad pak ukážete jedním kliknutím.
- Co všechno musí vyúčtování obsahovat: Náležitosti vyúčtování
- Jak vyřídit připomínky: Námitky k vyúčtování
Kam dál
- Bankovní výpis, odkud se výdaje do vyúčtování dostanou samy
- Platby a automatické upomínky, zálohy jsou oddělené od nájmu
- Export pro účetní