Doručit vyúčtování včas je jen půlka práce. Když bude nepřehledné nebo neúplné, nájemce má právo si vyžádat podklady a vy mu je musíte v zákonné lhůtě doložit. Za nesplnění téhle povinnosti běží stejná pokuta jako za pozdní doručení. Tady je, co do vyúčtování patří a co po vás může nájemce dál chtít.
Co zákon vyžaduje
Ustanovení § 7 odst. 2 zákona č. 67/2013 Sb. říká, že ve vyúčtování musíte uvést skutečnou výši nákladů na služby v členění podle poskytovaných služeb se všemi potřebnými náležitostmi, včetně uvedení celkové výše přijatých měsíčních záloh za služby, a to tak, aby výše případných rozdílů byla zřejmá a kontrolovatelná z hlediska způsobů a pravidel sjednaných pro rozúčtování.
Rozeberme to na tři požadavky, které z věty plynou.
1. Členění podle jednotlivých služeb
Jedno souhrnné číslo nestačí. Voda, teplo, osvětlení společných prostor, úklid, výtah a odpad musí být uvedeny zvlášť. Nájemce musí vidět, kolik stála která služba.
2. Zálohy uvedené celkem
Vedle nákladů musí být zřejmé, kolik jste za období na zálohách skutečně přijali. Bez toho nejde ověřit, jak vznikl přeplatek nebo nedoplatek.
3. Kontrolovatelnost výpočtu
Tohle je nejčastěji podceňovaný bod. Nestačí napsat výsledek, musí být patrné, jak jste k němu došli, tedy jakým klíčem jste rozúčtovávali a proč na daný byt vyšla právě tahle částka. Když rozúčtováváte podle plochy, musí být vidět plocha. Když podle osob, počet osob. Když podle měřidel, naměřené hodnoty.
Který klíč u které služby použít, rozebírám v článku o rozúčtování vody a služeb. Teplo má vlastní režim se základní a spotřební složkou, kterému se věnuje rozúčtování tepla.
Praktická struktura, která požadavky splní
Vyúčtování, které projde bez námitek, obvykle obsahuje:
- identifikaci bytu a nájemce, zúčtovací období,
- tabulku po službách: celkový náklad domu, použitý klíč, podíl bytu, výsledná částka,
- součet nákladů připadajících na byt,
- celkovou výši přijatých záloh,
- rozdíl, tedy přeplatek nebo nedoplatek, a termín jeho vypořádání,
- u měřených služeb počáteční a koncové stavy měřidel.
Čím transparentnější tabulka, tím méně dotazů. Většina sporů nevzniká z toho, že by částka byla špatně, ale z toho, že jí nájemce nerozumí.
Nájemce má právo na podklady
Podle § 8 odst. 1 může nájemce do 30 dnů od doručení vyúčtování písemně požádat, abyste mu doložili:
- náklady na jednotlivé služby,
- způsob jejich rozúčtování,
- způsob stanovení výše záloh,
- provedení vyúčtování podle zákona,
a abyste mu umožnili pořídit si kopie podkladů.
Této žádosti musíte vyhovět do 30 dnů od jejího doručení. Není to formalita: za nesplnění povinností spojených s právem nahlížet do podkladů vzniká podle § 13 nárok na pokutu 50 Kč za každý započatý den prodlení, stejně jako u pozdního vyúčtování.
Co si archivovat
Z požadavku na doložitelnost plyne praktický závěr: podklady si musíte umět po roce dohledat. Konkrétně
- faktury a vyúčtování od dodavatelů energií,
- vyúčtování od správce domu nebo SVJ,
- odečty měřidel s daty a podpisy,
- záznam o počtu osob v bytě a jeho změnách,
- doklad o doručení vyúčtování nájemci.
Když přijde žádost podle § 8 a vy budete tři týdny prohledávat šuplíky, třicetidenní lhůta uteče rychle.
Náklady na vyúčtování nejsou náklad na služby
Ustanovení § 7 odst. 4 výslovně zakazuje zahrnout do nákladů na služby náklady na vyhotovení a doručení vyúčtování. Poštovné, papír ani váš čas tedy do tabulky nepatří.
Když nájemce s vyúčtováním nesouhlasí
Vedle práva na podklady má nájemce i právo podat námitky, a to opět ve třicetidenní lhůtě. Tomu se věnuje článek Nájemce nesouhlasí s vyúčtováním.
Shrnutí
- Vyúčtování musí uvádět skutečné náklady v členění podle jednotlivých služeb, ne jednou částkou.
- Musí obsahovat celkovou výši přijatých záloh, aby byl rozdíl ověřitelný.
- Výpočet musí být zřejmý a kontrolovatelný, tedy použitý klíč i podíl bytu.
- Nájemce může do 30 dnů od doručení požádat o doložení podkladů a kopie; vyhovět musíte do 30 dnů.
- Za nesplnění téhle povinnosti běží pokuta 50 Kč za den podle § 13.
- Náklady na vyhotovení a doručení vyúčtování nelze přeúčtovat nájemci.
Tento článek je obecný přehled, ne právní poradenství. U konkrétní smlouvy nebo sporu se vyplatí konzultace s advokátem. Pravidla vycházejí z aktuálního znění zákona č. 67/2013 Sb., o službách spojených s užíváním bytů a nebytových prostorů.