Vyúčtování služeb je jediná pravidelná povinnost pronajímatele, u které zákon vyčísluje pokutu za každý den zpoždění. Termín přitom není nijak složitý, jen se na něj snadno zapomene, protože přijde čtyři měsíce po skončení roku, kdy už nikdo na loňské zálohy nemyslí. Tady je, do kdy musíte co stihnout, podle zákona č. 67/2013 Sb.
Čtyři měsíce od konce zúčtovacího období
Podle § 7 odst. 1 platí, že skutečnou výši nákladů a záloh vyúčtujete nájemci vždy za zúčtovací období a vyúčtování mu doručíte nejpozději do 4 měsíců od skončení tohoto období.
Pokud je vaším zúčtovacím obdobím kalendářní rok, což je naprosto běžné, vychází lhůta na 30. dubna následujícího roku. Za rok 2026 tedy musíte mít doručeno do 30. dubna 2027.
Zúčtovací období si určujete vy
Zákon v § 2 odst. 1 písm. c) říká, že zúčtovací období smí být nejvýše dvanáctiměsíční a jeho počátek určuje poskytovatel služeb, tedy vy. Nemusí to být kalendářní rok.
V praxi se ale vyplatí kalendářní rok držet. Dodavatelé energií a správci domu vám podklady posílají po kalendářním roce, takže s jiným obdobím byste si museli všechno přepočítávat sami. Výhoda vlastního období je jen tam, kde na ni máte konkrétní důvod.
Doručit není totéž co odeslat
Tady padá většina sporů. Zákon mluví o doručení, ne o odeslání. Když 29. dubna hodíte obálku do schránky a nájemce tvrdí, že mu nic nepřišlo, jste v důkazní nouzi vy.
Praktická doporučení:
- Předávat osobně proti podpisu, nebo posílat doporučeně s dodejkou.
- U e-mailu si vyžádat potvrzení o přečtení a archivovat odeslanou zprávu.
- Neposílat na poslední chvíli. Rezerva dvou až tří týdnů stojí za klid.
Datum doručení navíc rozjíždí všechny navazující lhůty, takže ho potřebujete znát tak jako tak.
Druhý termín: vypořádání přeplatku a nedoplatku
Doručením to nekončí. Podle § 7 odst. 3 provedete finanční vyrovnání v dohodnuté lhůtě, nejpozději však do 4 měsíců ode dne doručení vyúčtování.
Všimněte si, že se lhůta počítá od doručení, ne od konce roku. Když tedy doručíte 30. dubna, máte na vrácení přeplatku nebo vybrání nedoplatku čas do 31. srpna. Když doručíte dřív, posune se dopředu i tenhle termín.
Náklady na vyúčtování si nájemci nenaúčtujete
Drobnost, na kterou se často zapomíná: § 7 odst. 4 výslovně říká, že náklady na vyhotovení a doručení vyúčtování nelze zahrnout do nákladů na služby. Poštovné ani čas strávený počítáním tedy nájemci přeúčtovat nemůžete.
Ve smlouvě si lhůtu neprodloužíte
Ustanovení § 7 je kogentní, což ve své metodice uvádí i Ministerstvo pro místní rozvoj. Kogentní znamená, že se od něj nelze odchýlit dohodou. Věta v nájemní smlouvě typu „vyúčtování bude doručeno do konce června" je tedy neplatná a lhůta běží dál podle zákona.
Stejně tak nepomůže argument, že vám podklady od dodavatele přišly pozdě. Zákon tuhle výjimku nezná, byť u sankce existuje úzký prostor pro posouzení, jestli by splnění lhůty bylo spravedlivé požadovat.
Co se stane, když termín zmeškáte
Nájemci vzniká nárok na pokutu 50 Kč za každý započatý den prodlení podle § 13. Neplatí se státu, ale přímo nájemci, takže ji reálně někdo vymáhá. Podrobnosti včetně výjimek rozebírá samostatný článek Pokuta za pozdní vyúčtování služeb.
Stihnout termín ale nestačí, vyúčtování musí mít i předepsané náležitosti, jinak vám nájemce vrátí námitky. Co do něj patří, shrnuje co musí obsahovat vyúčtování služeb, a jak námitky vyřídit, námitky k vyúčtování.
Shrnutí
- Vyúčtování doručte nejpozději do 4 měsíců od konce zúčtovacího období, u kalendářního roku do 30. dubna.
- Zúčtovací období smí být nejvýše dvanáctiměsíční a jeho počátek určujete vy.
- Rozhoduje doručení, ne odeslání. Datum doručení si zajistěte prokazatelně.
- Přeplatek i nedoplatek vypořádejte do 4 měsíců od doručení, tedy zpravidla do 31. srpna.
- Náklady na vyhotovení a doručení vyúčtování nelze přeúčtovat nájemci.
- Lhůtu si nelze prodloužit smlouvou, § 7 je kogentní.
Tento článek je obecný přehled, ne právní poradenství. U konkrétní smlouvy nebo sporu se vyplatí konzultace s advokátem. Pravidla vycházejí z aktuálního znění zákona č. 67/2013 Sb., o službách spojených s užíváním bytů a nebytových prostorů.